Eine normale Spedition transportiert Güter von Lager A nach Lager B. Eine Event-Spedition liefert in den 30- bis 60-Minuten-Slot einer Messehalle, koordiniert mit der Bauleitung, kennt die Zufahrtswege jeder europäischen Halle und organisiert Stapler-Service sowie ATA-Carnet-Abwicklung für Drittland-Messen. Genau dieser Unterschied entscheidet zwischen Premium-Auftritt und logistischem Desaster – Fair & Event Logistics bedient jährlich über 800 Messe-Events europaweit, von der IAA Mobility über EuroShop und Hannover Messe bis zu Bauma, Achema und K.
Die fünf Säulen der Eventlogistik
- Slot-Anlieferung mit ±30 Minuten Genauigkeit, inklusive Auto-Eskalation an die Messeverwaltung bei drohender Verspätung.
- Zugangslogistik: Kenntnis konkreter Zufahrtstore wie Tor 13 München (IAA), Tor 24 Frankfurt (Achema) oder Tor 14 Hannover.
- Stapler- und Aufbau-Service: eigene Hebebühnen, Personenstapler und geprüfte Subunternehmer-Vermittlung.
- ATA-Carnet für Drittland-Messen: USA, UK (post-Brexit), Schweiz, GCC-Staaten und Japan.
- Rücktransport und Zwischenlagerung in sechs DACH-Hubs sowie in Mailand, Wien und Zürich.
Branchenexpertise nach Messe-Typ
Jede Ausstellungsbranche stellt eigene Anforderungen an die Logistik:
- B2B-Industrial (Hannover Messe, IAA, Bauma): Schwerlast bis 24 Tonnen, Übergrößen, Stapler-Pflicht.
- Konsumgüter (Ambiente, IFA): Massenware mit hunderten parallelen Anlieferslots.
- Pharma und Medizin (CPhI, Medica, Achema): GDP-konforme Klimakette 2-8 °C mit spezialisierter Kühlflotte.
- Automotive (IAA, Essen Motor Show): Spezial-Tieflader und geschlossene Auflieger.
- Tech und IT (gamescom, ISE): Server- und Halbleitertransport mit TAPA-zertifizierter Sicherung.
ATA-Carnet: der Prozess im Detail
Aussteller aus Drittländern dürfen Standmaterial nicht dauerhaft einführen, ohne regulären Zoll zu zahlen – für eine Messe wäre das unwirtschaftlich. Das ATA-Carnet ist eine international anerkannte Zoll-Karte, die temporäre Einfuhr ohne Zollzahlung erlaubt, sofern die Wiederausfuhr innerhalb von 12 Monaten erfolgt. Fair & Event Logistics beantragt das Carnet über die zuständige IHK, üblicherweise innerhalb von 24 bis 48 Stunden. Für Länder ohne Carnet-Abkommen erstellen wir T1/T2-Versanddokumente; bei definitiver Einfuhr mit direktem EU-Verkauf übernehmen wir die reguläre Zollabwicklung inklusive Einfuhrumsatzsteuer.
Zwölf EU-Länder mit Messe-Schwerpunkt
Fair & Event Logistics ist aktiv in Deutschland (IAA, Bauma, Achema, Hannover Messe), Italien (Salone del Mobile, EICMA, Milano Moda), Frankreich (SIAL, Maison & Objet), Spanien (FITUR, MWC Barcelona), den Niederlanden (HISWA), Belgien, Österreich, der Schweiz, Polen, Schweden, Norwegen und Dänemark. Für Drittland-Messen kommen UK, die Schweiz, die USA (CES, NRF, NAMM, SHOT Show), die VAE und Japan hinzu.
Festpreis-Modell im Überblick
| Leistungspaket | Umfang | Richtpreis |
|---|---|---|
| Standard-Stand-Lieferung | 1-3 Paletten inklusive Aufbau | 480-780 € |
| Premium-Stand-Lieferung | 5-10 Paletten, Stapler, Rücktransport | 1.400-2.800 € |
| Großstand-Logistik | 20+ Paletten, Schwerlast bis 24 t | 3.800-9.800 € |
| Drittland-Messe mit ATA-Carnet | USA, UK, Schweiz, VAE, inkl. Zollabwicklung | 4.500-15.000 € |
Alle Preise sind Festpreise ab Erstkontakt, inklusive Maut, Sprit und Standzeiten.
Slot-Buchung im Aussteller-Portal
Jede Messegesellschaft betreibt ein eigenes Portal: E-Service (Hannover Messe), TopOrder (Frankfurt), MyExhibition (Düsseldorf), MyMOC (München), Fiera Milano Service (Mailand). Die Disponenten von Fair & Event Logistics kennen alle Portale im Detail und buchen den Slot im Auftrag des Kunden – inklusive Abstimmung mit Kran-, Stapler- und Hallen-OPS-Terminen.
Roadshow- und Tourlogistik
Für Marketing-Touren über 8 bis 15 Städte in 4 bis 8 Wochen bietet Fair & Event Logistics komplette Roadshow-Logistik: standardisierte Flightcases, vorpositioniertes Backup-Equipment in den europäischen Hubs und ein fester Tour-Koordinator als Single Point of Contact. Eine typische Tour über 12 Städte in Europa mit 2 Tonnen AV-Equipment über 6 Wochen liegt als Festpreis bei rund 38.000 bis 52.000 €.
Doppelbesatzung, GPS-Tracking und Premium-Wertversicherung
Zeitkritische Roadshows und internationale Messeanlieferungen laufen häufig über Nacht oder über mehrere hundert Kilometer am Stück. Für diese Fälle setzt Fair & Event Logistics auf Doppelbesatzung: Zwei Fahrer teilen sich die Lenkzeit, sodass vorgeschriebene Ruhepausen den vereinbarten Slot nicht gefährden. Jede Fahrt wird per GPS-Live-Tracking begleitet, auf das Aussteller und Standbaufirma gemeinsam zugreifen können. Ergänzend bietet Fair & Event Logistics eine Premium-Wertversicherung, die deutlich über die gesetzliche Frachtführerhaftung hinausgeht – besonders relevant bei Automotive-Prototypen, Pharma-Chargen oder hochpreisiger Tech-Ausstattung, deren Zeitwert die Standardhaftung meist um ein Vielfaches übersteigt. Mobility-Package-konforme Fahrer sorgen zusätzlich dafür, dass Lenk- und Ruhezeiten auch auf grenzüberschreitenden Strecken korrekt eingehalten werden.
Anfragen lassen sich über Telefon, E-Mail oder das Online-Formular stellen. Innerhalb weniger Stunden liegt ein detailliertes Festpreis-Angebot vor, das Route, Slot-Bedarf und gegebenenfalls ATA-Carnet-Aufwand bereits berücksichtigt – so lässt sich die Messeteilnahme kalkulatorisch von Anfang an sauber planen, statt erst kurz vor dem Termin mit unerwarteten Zusatzkosten konfrontiert zu werden.
Kombinieren lässt sich das Festpreis-Modell mit Spedition für Messe und Event, Event-Trucking für Roadshows und Pharma-Transport nach GDP für Klimaware. Eine Übersicht aller Standorte bietet unser europäisches Netzwerk, ein Festpreis-Angebot lässt sich direkt über Kontakt anfragen; Details zum Preismodell auch unter Preise.