Wer Arzneimittel, Impfstoffe, Klinikmuster oder Medizintechnik zu einem Fachkongress oder einer Medizinmesse bringt, transportiert nicht nur ein Produkt, sondern eine dokumentationspflichtige Kühlkette: Jede Temperaturabweichung muss belegbar ausgeschlossen werden, jede Übergabe nachvollziehbar sein. Fair & Event Logistics setzt dafür validierte Kühlfahrzeuge, kalibrierte Temperaturlogger und geschultes Personal ein, statt Pharmagut wie gewöhnliches Messeequipment zu behandeln. Diese Sorgfalt gilt unabhängig davon, ob es sich um eine einzelne Palette Klinikmuster oder um die komplette Ausstattung eines Kongressstands handelt, und unabhängig davon, ob der Empfänger ein Kongresszentrum, ein Krankenhausstand oder ein Vertriebspartner vor Ort ist. Das gilt besonders dann, wenn mehrere Empfänger am selben Veranstaltungstag mit unterschiedlichen Produkten beliefert werden müssen.
Auf Kongressen und Medizinmessen zählt neben der Temperaturführung vor allem die Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann übergeben, welche Temperatur herrschte während der gesamten Fahrt, welches Fahrzeug wurde eingesetzt. Wir liefern diese Dokumentation standardmäßig mit – als Grundlage für interne Audits und regulatorische Nachweise beim Empfänger. Gerade bei mehrtägigen Kongressen mit täglich wechselndem Bedarf an Mustermaterial ist diese durchgehende Nachvollziehbarkeit oft wichtiger als die reine Transportgeschwindigkeit. Für interne Audits und externe Behördenprüfungen legen wir die komplette Temperaturhistorie außerdem so ab, dass sie auch Monate nach der Veranstaltung noch abrufbar bleibt und einzelnen Sendungen eindeutig zugeordnet werden kann.
Leistungsumfang
- GDP-konforme Prozesse mit geschultem, pharmaerfahrenem Personal auf jeder Teilstrecke
- Fahrzeuge mit validierten Kühlzonen (2–8 °C und 15–25 °C), regelmäßig kalibriert und dokumentiert gereinigt
- Permanente Temperaturüberwachung mit kalibrierten Datenloggern ab dem ersten Transportkilometer
- ISO-konformes Temperaturdatenmanagement für interne Audits und behördliche Qualitätskontrolle
- Erfahrung mit Pharmakunden, Medizinmessen, Fachkongressen und klinischer Kongresslogistik
- Persönliche Ansprechpartner und 24/7-Einsatzbereitschaft, auch bei kurzfristigen Nachlieferungen
- Vertrauliche, gesetzeskonforme Abwicklung europaweit inklusive Grenzübergängen mit Zolldokumentation
Ablauf
- Produktcheck & Logistikbriefing: Temperaturbereich, Verpackung, Zustellpunkt und regulatorische Vorgaben werden gemeinsam definiert.
- Fahrzeugwahl & Validierungsprüfung: Auswahl eines kalibrierten Kühlfahrzeugs oder einer validierten Thermoverpackung mit Datenlogger.
- Abholung mit Temperaturstart: Sensoren werden aktiviert, GPS-Tracking läuft ab der ersten Minute der Fahrt.
- Transport mit Echtzeit-Monitoring: Temperaturverlauf und Standort sind während der gesamten Fahrt einsehbar.
- Zustellung mit lückenloser Dokumentation: Protokoll, Temperaturkurve und Unterschrift zum vereinbarten Zeitfenster oder Fixtermin.
- Rücknahme oder Zwischenlagerung: nach dem Kongress übernehmen wir Rückläufe, Folgetransporte oder fachgerechte Entsorgung.
Kosten
| Leistungspaket | Umfang | Richtpreis |
|---|---|---|
| Standard-Kühllieferung (1–3 Paletten) | Regionaler Transport mit validiertem Temperaturbereich und Protokoll | 480–780 € |
| Premium-Kühllogistik (5–10 Paletten + Rücktransport) | Europaweite Fahrt mit zwei Temperaturzonen und durchgehendem Monitoring | 1.400–2.800 € |
| Kongresslogistik (20+ Paletten, bis 24 t) | Mehrtägige Medizinmesse oder Kongress mit mehreren Temperaturzonen und Vollvalidierung | 3.800–9.800 € |
| Drittland mit ATA-Carnet (UK/CH/NO/TR) | GDP-Transport außerhalb der EU inklusive Zollabwicklung und Temperaturnachweis | 4.500–15.000 € |
Preistreiber beim GDP-Transport sind der geforderte Temperaturbereich, der Validierungs- und Dokumentationsaufwand sowie die Anzahl der Übergabepunkte während eines mehrtägigen Kongresses. Auch die Frage, ob eine einzelne Temperaturzone genügt oder ob Produkte mit unterschiedlichen Anforderungen gleichzeitig transportiert werden müssen, beeinflusst die Fahrzeug- und Dokumentationskosten. Die vollständigen Leistungspakete finden Sie unter Preise.
Typische Einsatzfälle
Auf Medizinmessen liefern wir temperaturempfindliche Diagnostikgeräte und Musterware validiert direkt zum Messestand, inklusive Übergabeprotokoll für die Standbetreuer, sodass das Qualitätsmanagement des Ausstellers die Kühlkette auch nachträglich nachweisen kann. Für den laufenden Versand während der Messelaufzeit nutzen viele Kunden zusätzlich unsere Lösung Fracht versenden.
Für Fachkongresse transportieren wir Klinikmuster und Schulungsware zwischen mehreren Veranstaltungstagen und Hotels, mit durchgehender Temperaturüberwachung auch bei Übernachtungen im Fahrzeug zwischen zwei Kongresstagen. Bei europaweiten Roadshows von Medizintechnikherstellern begleiten wir mehrere Stationen mit derselben validierten Kühlkette, ohne dass zwischen den Terminen eine Temperaturlücke entsteht. Ergänzend zum GDP-Transport eignet sich unser Thermotransport für weniger streng regulierte, aber dennoch temperaturempfindliche Güter, und unsere Notfalllogistik greift, wenn kurzfristig Ersatzware zum Kongress muss. Fragen Sie Ihr individuelles Temperaturkonzept über die Kontaktseite an. Da Kongresstermine oft Jahre im Voraus feststehen, lässt sich die passende Validierungs- und Dokumentationslösung meist schon in der frühen Planungsphase der Veranstaltung mit uns abstimmen, statt sie erst kurz vor Anlieferung zu klären.