Promotionmodule, Give-Aways, Theken, Deko, Banner oder Möbel müssen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein – sonst startet die Veranstaltung ohne vollständigen Auftritt. Fair & Event Logistics bringt Veranstaltungsware sicher, planbar und auf Wunsch direkt an den Aufbauplatz, egal ob einmaliger Einsatz, Roadshow oder Festival-Tour.
Anforderungen bei Event Material unterscheiden sich von klassischer Fracht: Zeitfenster an Locations sind oft kurz, der Zugang zu Hotels, Festivalgeländen oder Pop-up-Stores ist nicht immer für Lkw ausgelegt, und Inventarlisten müssen exakt stimmen, damit am Aufbauort nichts fehlt. Hinzu kommt bei Markenaktionen häufig der Wunsch nach Diskretion, wenn Material noch unveröffentlicht ist.
Häufige Auftraggeber sind Marketingabteilungen, Eventagenturen und Promotion-Dienstleister, die dieselben Module über eine ganze Saison an wechselnden Standorten einsetzen. Weil Give-Aways und Deko oft aus vielen Einzelteilen bestehen, entscheidet eine saubere Vorbereitung über den Zeitaufwand am Zielort: Je klarer Inventarliste und Kennzeichnung sind, desto schneller lässt sich am Aufbauplatz alles zuordnen. Bei Terminen an ungewöhnlichen Orten wie Dachterrassen, Parkdecks oder historischen Gebäuden klären wir Zufahrt und Traglast vorab mit dem Standort.
So läuft der Versand
- Anfrage & Beratung: Sie übermitteln Abhol- und Zielort sowie Eventdetails, wir empfehlen die passende Transportlösung.
- Disposition & Zeitfensterkoordination: Wir buchen Slots oder stimmen Zeiträume direkt mit dem Veranstalter oder der Location ab.
- Abholung, Sicherung & Transport: Verladung nach Plan, gesichert und dokumentiert, inklusive der gewünschten Zusatzservices.
- Zustellung mit Rückmeldung: Anlieferung an Eventlocation oder direkt zur Veranstaltungsfläche, mit Bestätigung an Sie.
- Rückführung oder Umlogistik: Nach dem Event holen wir das Material ab und leiten es zur nächsten Station oder ins Lager.
Verpackung & Ladungssicherung
Event Material ist meist eine Mischung aus stabilen Möbelstücken und leicht beschädigbarer Deko. Theken und Präsentationsmöbel werden mit Decken und Kantenschutz gepolstert, Roll-Ups und Banner reisen stehend in eigenen Halterungen, damit sie nicht knicken. Give-Aways und Kleinmaterial verpacken wir in stapelbaren Boxen mit klarer Inventarkennzeichnung, damit am Zielort schnell erkennbar ist, was zu welchem Aufbaumodul gehört. Bei markensensiblem oder noch unveröffentlichtem Material sichern wir die Ladung zusätzlich mit neutraler Verpackung ohne sichtbares Branding und vereinbaren Vertraulichkeit für den gesamten Transport. Bedruckte Oberflächen und Displays mit Folierung schützen wir zusätzlich mit Kantenschonern gegen Druckstellen, die bei mehrfacher Wiederverwendung sonst schnell sichtbar werden. Bei Give-Away-Paletten mit vielen Kleinteilen empfehlen wir außerdem eine doppelte Kartonage, damit einzelne Positionen beim Transport nicht verrutschen oder beschädigt werden.
Kosten
| Leistungspaket | Umfang | Richtpreis |
|---|---|---|
| Standardzustellung | 1–3 Paletten oder vergleichbares Volumen | 480 € – 780 € |
| Fixtermin mit Einbringung | 5–10 Paletten, Aufbauhilfe, Rücktransport | 1.400 € – 2.800 € |
| Großveranstaltung / Tour | 20+ Paletten, mehrere Stationen | 3.800 € – 9.800 € |
| Express- oder Wochenendzustellung | Zuschlag je nach Zeitfenster | auf Anfrage |
Die Transportkosten hängen von Volumen, Gewicht und Anzahl der Positionen, der Distanz, dem Zeitfaktor sowie Ladehilfen und Einbringungsbedingungen ab. Rücktransport, Zwischenlagerung oder Folgeevent kalkulieren wir direkt mit ein – Details finden Sie unter unseren Preisen. Sie erhalten ein vollständiges, faires Angebot ohne versteckte Zusatzkosten. Der Festpreis gilt bereits ab Erstkontakt und schließt Maut, Sprit und übliche Standzeiten ein, sodass am Ende keine Überraschungen auf der Rechnung auftauchen. Bei mehreren Terminen innerhalb einer Tour bündeln wir die Kalkulation, wodurch sich gegenüber Einzelbuchungen häufig ein spürbarer Preisvorteil ergibt.
Typische Szenarien
Bei einer Roadshow reisen Promotionmodule und Give-Aways von Stadt zu Stadt, wir planen die Rückführung zwischen den Stationen so, dass kein Leerlauf entsteht. Bei einer Messetour mit mehreren Ständen kombinieren wir Event Material mit Messematerialien in einer Sendung, um Kosten zu bündeln. Für ein Konzert oder eine Markenaktivierung mit kurzem Aufbaufenster liefern wir direkt zur Veranstaltungsfläche, auch an schwer erreichbare Pop-up-Locations. Bei einer mehrwöchigen Promotion-Tour mit wechselnden Städten übernehmen wir zusätzlich die Zwischenlagerung von Nachschubmaterial, damit nicht bei jedem Termin die komplette Menge mitreisen muss. Bei Fragen zur Kombination mehrerer Termine hilft Ihnen unser Team über das Kontaktformular weiter.