Ein Messeauftritt ist selten ein einzelner Transport. Wer mit demselben Stand über eine Saison hinweg auf mehreren Messen wie der Drupa in Düsseldorf und anschließend auf einer Fachmesse in Italien präsent ist, oder wer eine Produktkampagne über sechs Städte führt, braucht mehr als eine Einzelfahrt – er braucht ein durchgehendes Logistikkonzept mit klaren Etappen. Ohne zentrale Steuerung drohen bei solchen Projekten doppelte Buchungen, vergessene Zwischenlagerungen oder Fahrzeuge, die zur falschen Zeit am falschen Ort stehen.
Projekttransporte fassen genau diese Mehrstufigkeit in einer Struktur zusammen: Ein Projektleiter kennt die gesamte Kette aus Terminen, Standorten und Materialbewegungen und sorgt dafür, dass zwischen zwei Stationen nichts verloren geht, verspätet ankommt oder doppelt disponiert wird. Für Eventagenturen und Standbauer bedeutet das weniger Koordinationsaufwand und einen einzigen Ansprechpartner über die gesamte Projektlaufzeit. Auch wenn sich während des Projekts Prioritäten verschieben, etwa weil eine Station kurzfristig entfällt oder eine neue hinzukommt, bleibt die Gesamtsteuerung in einer Hand.
Leistungsumfang
- Ein fester Projektleiter mit direktem Zugriff auf Disposition, Fahrer und Partnerfuhrpark
- Abstimmung mehrerer Etappen, Standorte und Termine in einem durchgehenden Zeitplan
- Kombination aus Komplettladung, Teilladung und Sonderfahrten je Etappe, je nach Bedarf
- Zwischenlagerung an strategischen Punkten zwischen zwei Projektstationen
- Laufendes Reporting über Status, Ankunftszeiten und offene Punkte
- Integration in bestehende Event- und Messezeitpläne von Kunden und Veranstaltern
Ablauf
- Projektbriefing: Wir erfassen alle Stationen, Termine, Materiallisten und Ansprechpartner Ihres Gesamtprojekts.
- Logistikkonzept: Aus den Einzeldaten entsteht ein Etappenplan mit Zeitfenstern, Fahrzeugtypen und Zwischenlagerpunkten.
- Ressourcenplanung: Fahrzeuge, Fahrer und gegebenenfalls Partnerspeditionen werden für die gesamte Projektlaufzeit reserviert.
- Durchführung Etappe für Etappe: Jede Station wird nach dem vereinbarten Meilenstein-Plan abgewickelt, inklusive Dokumentation.
- Laufende Anpassung: Ändert sich ein Termin oder Standort während des Projekts, reagiert der Projektleiter unmittelbar und passt die Folgeetappen an.
- Projektabschluss: Rücktransport, Endlagerung und Abrechnung aller Etappen erfolgen gebündelt am Ende des Projekts.
Kosten
| Leistungspaket | Umfang | Richtpreis |
|---|---|---|
| Standard-Stand | 1–3 Paletten je Station, kombiniert über mehrere Etappen | 480–780 € pro Etappe |
| Premium-Stand | 5–10 Paletten je Station inklusive Stapler-Service und Zwischenlagerung | 1.400–2.800 € pro Etappe |
| Großstand | 20+ Paletten je Station, mehrstufige Roadshow oder Messeserie | 3.800–9.800 € pro Etappe |
| Drittland mit ATA-Carnet | Projektetappen mit Zollabwicklung bei UK/CH/NO/TR | 4.500–15.000 € pro Etappe |
Da Projekttransporte aus mehreren Etappen bestehen, ergibt sich der Gesamtpreis aus der Summe der Einzelstationen zuzüglich Zwischenlagerung, Projektleitung und etwaigen Pufferfahrten bei Terminverschiebungen – üblich sind Gesamtprojekte zwischen 1.400 € für kompakte Serien und deutlich über 9.800 € bei europaweiten Mehrstationen-Roadshows. Auch die Anzahl der Grenzübertritte und die Frage, ob dieselben Exponate mehrfach ein- und ausgeführt werden müssen, wirkt sich spürbar auf die Gesamtkalkulation aus.
Typische Einsatzfälle
Ein Hersteller stellt sein neues Produkt zunächst auf der Drupa in Düsseldorf vor und reist anschließend mit demselben Standkonzept zu zwei weiteren Fachmessen in Frankreich und Italien. Statt drei getrennten Einzelaufträgen übernimmt ein Projektleiter die komplette Kette: Abbau in Düsseldorf, Zwischenlagerung, Anlieferung zur nächsten Station – inklusive angepasster Zollpapiere für den Grenzübertritt. Zwischen den Stationen liegt das Material in einem geeigneten Lager statt in einem Rückfahrt-Leerlauf, was die Gesamtroute deutlich effizienter macht.
Bei Corporate Roadshows, die über fünf oder sechs Städte in Deutschland und Österreich führen, plant unser Projektteam die gesamte Route inklusive Rückläufen vorab und passt sie an, wenn sich ein Termin kurzfristig verschiebt. So bleibt die Marke an jeder Station pünktlich präsent, selbst wenn ein Veranstaltungsort seinen Slot kurzfristig ändert.
Auch mehrstufige Konzert- und Festivaltourneen mit wechselnden Bühnenmodulen profitieren von der Projektlogistik – hier verzahnen wir die Planung eng mit unserem Event-Trucking. Für einzelne Etappen mit exklusivem Fahrzeug empfiehlt sich die Komplettladung, für terminkritische Zwischenetappen die Fixtermine-Spedition. Passendes Equipment-Handling beschreiben wir unter Veranstaltungstechnik versenden. Projekte mit Auslandsetappen starten Sie am besten über unseren Länder-Hub Deutschland oder direkt über unser Kontaktformular.